仕事が出来るようになるために心がけていること②

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仕事のやり方は人によっては千差万別。これが正解というのは無いのですが、どうすれば効率がいいのか、どうすれば相手が作業しやすいのか、どう段取りを取れば出荷がスムーズにいくのか。どう指示するのが分かりやすく伝わるのかを毎日考え続けています。
常に考えながらやっているので毎年やり方は変化しています。やってて良かったことを記載してみます。

 

記録と証拠をとる

お客様から電話がかかってきたときに関しては確認の意味、記録という意味で常に電話の後にメールを送るようにしています。
一番不毛なやり取りだと思っているのがが言った言わないの議論。ただの時間の無駄以外何物でもないです。私はメーカーなのでいくらこっちが正しいとしても結局はお客様が正しいになりがちです。でも別に攻めるとかそういうのはしません。黙って流します。
記憶は証拠になりませんが、メールは証拠として使えます。
常に記録をとるクセ、記録を確認するクセが後々役に立ちます。防衛手段に使えることが多いです。電話よりもまずメール。電話をするにしても先にメールを送ってから電話にすれば聞き漏れが無くなります。

ファイル名の付け方のルールを作る

エクセルでもワードでもファイル名の付け方が決まっていないのらルールを設けてください。
私の場合ですが、「2021 0724 タイトル」という大まかなルールを設けています。
このタイトルの付け方だと時系列に並ぶので常に最新がどれか分かりやすいです。
私の場合メーカーなので
「2021 0724 発注№+発注商品名」や「2021 0724 sample№+依頼先+サンプル名」
が多いです。工場にメールで資料を送る際添付間違いを防ぐ仕組みを作っています。

商談の時に意識していること

商談前に箇条書きで話す内容をまとめておく
商談相手は忙しいので何を話すべきなのかを決めておきます。
自分が売り込みたいものだけ話をしても意味がありません。
相手の利を考えて何がグッとくるかを考えて提案をすべきです。
少ない時間の中で結果を残すには絶対に必要不可欠です。
商談後は記憶があるうちに内容をまとめる。
当然と言えば当然ですが、記憶が鮮明なうちにやっておくと見直したときに楽です。
聞き漏れ、確認事項を整理するだけで、クライアントへの次のアクションが明確になります。

大事にしている考え方

自分の考えが絶対に正しいと思わない

自分とは違う人間同士が仕事をしているので意見の相違は常に起こりえます。
世の中にはいろんな人がいて、いろんな価値観があり、自分以外の人は自分が経験したことの無い事を経験しています。自分が常に絶対に正しいという考え方は捨てています。なぜなら正しいという根拠が無いからです。誰かと意見が相違したときは一旦深呼吸をして、何で相手はこの考えに至ったのか思考を読むようにしています。

 

安易に人を頼らない

聞けばすぐ答えが返ってくるのかもしれませんが、まず自分で調べられるだけ調べてから聞くようにしています。安易に聞いて得られた答えはすぐ忘れるのと、相手の時間を奪う行為にならないようにするためです。他人を頼るのは構わないしいいことですが、その人の時間を頂戴しているという心持ちを持つ。時間を奪う行為になってないかを意識しています。

自分が頼んだ仕事にミスが発生したとき

ミスが発生したときの根本の原因を考えていくと、大抵指示を出した本人に起因することが多いです。指示がきちんと伝わってないからミスが発生しています。伝え方にミスは無かったか、要点はきちんと伝えられたか、口頭だけで伝えてしまっていないか。ミスの原因は大抵自分にあると意識してください。相手に指示を出すときは指示書や指図書など、文章化して伝えるようにして下さい。私は一旦完成させた指示書や指図書を他の部署の人に見てもらうようにしています。初見で意味が分かるかどうか、どこが分からないか、わかりにくいかを洗い出してからブラッシュアップして完成させます。

イライラしない

最近身に着けようとしていることです。私はかなりの短気です。すぐにイライラしてしまいます。
自分でも良くないなと思って意識するようになりました。
イラっとしたらまず、何で自分がイラっとしたのかを考えるようにしています。意識するようになって気が付いたのが、イライラしている原因は自分の思い通りにならなかったときと、相手に期待をしていて、それが上手くいかなかった時の2パターンが多いと気が付きました。理由が分かると自分のなかで消化することが出来るようになったので心持ちは穏やかになりました。イライラしがちの人はいったん何でイライラしてるのかを自分に問いかけてみるのおススメです。

受け身にならない

精力的に自分から声をかける、聞く、調べる、実践してみる。
仕事をする中で自分がすごいなと思った人はみんな精力的にすぐ動く人が多いので
私もマネして実践するようにしています。まだまだ彼らに追いつくことができませんが
一歩でも近づけるように意識して実践しています。

まとめ

自分が意識していること、自分が今考えていること、実践していることをまとめてみました。
参考になる部分ならない部分あると思いますが、根底に流れているのは相手への敬意です。
一人じゃ仕事できないですから。常に相手の立場や状況を考えて動くことができれば仕事のレベルは自然と上がっていくのかなと思います。数年前のノートを見返してみると今の自分の成長具合がよくわかります。日々の積み重ねは裏切らない。時々振り返りながら思うのが、私はまだまだ成長期のようです。人生日々勉強です。

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